riverandsouladventures.com

Tinkamai nelaikant administracinių dokumentų ne visada lengva rasti. Iš tiesų, kaip rasti 2001 m. vekselį, jei jis sukrautas į dėžutę su kitais dokumentais? Kad nereikėtų gaišti laiko naršant kelias dėžes ir surasti dokumentą, pateikiame keletą saugojimo patarimų.

Kiek laiko turėtumėte saugoti savo dokumentus?

Svarbu juos išlaikyti administracinius dokumentus, bet jie taip pat turi savo galiojimo datą. Taigi, praėjus tam tikram laikui, nebereikia saugoti tam tikrų dokumentų, tokių kaip sąskaitos faktūros ir visų rūšių deklaracijos. Pateikiame laikotarpių, kuriais patartina laikyti įvairių tipų popierių, santrauka:

• 1 metai: telefono, interneto ar kraustymosi sąskaitos arba PV apmokėjimo įrodymas.
• 2 metai: šeimos pašalpos išrašai, gydytojo įkainiai, sutarties nutraukimo raštai, socialinio ir savitarpio draudimo dokumentai, taip pat kredito dokumentai.
• 3 metai: pranešimai apie audiovizualines licencijas ir pajamų mokesčio deklaracijos.
• 5 metai: sąskaitos už vandenį ir elektrą, nuomos kvitai ir nuomos mokesčiai, sąskaitos už dujas, mokesčių mokėjimo pažymos, nuomos sutartis ir išlaikymo mokėjimų sumokėjimo įrodymas.
• 10 metų: banko išrašai, mokėjimo lapeliai, hipotekos paskolos, gyvybės draudimo sutartys po mirties datos...
• 30 metų: automobilių remonto sąskaitos, statybos sąskaitos, ligoninių sąskaitos ir civiliniai IOU.
• Visą gyvenimą: vedybų sutartis, šeimos įrašų knyga, karinių įrašų knyga, diplomai, testamentai, nuosavybės teisės, aukos, sveikatos įrašas, skiepų pažymėjimas, medicininiai dokumentai, darbo užmokesčio lapeliai, įvaikinimo pažymėjimai, darbo sutartys...

Geriausias patarimas, kaip turėti tvarkingus namus išlaikyti minimumą. Nebūtina saugoti visų gautų laiškų ir dokumentų. Todėl nenaudingus popierius reikia nedelsiant išmesti.

Kasdienių dokumentų saugojimas

Norėdami sutvarkyti, turite atskirti kasdienius dokumentus ir kitus failus. The dabartiniai dokumentai yra tie, su kuriais dažnai konsultuojamasi ir kurie dėl to turi būti lengvai pasiekiamoje vietoje. Dokumentai, į kuriuos žiūrima retai, gali būti sudėti į dėžutes arba lentynos viršuje. Štai keletas skirtingų tipų popieriaus laikymo būdų:

• Įvairių spalvų marškinėliai

Spalvos naudojamos dokumentams atskirti vienas nuo kito. Kiekviename aplanke taip pat turėtumėte naudoti kišenes popieriams klasifikuoti: viena kišenė mokesčiams, kita EPF dokumentams, kita - vandens sąskaitoms ...

• Smulkinti marškiniai

Gusted aplankai yra patogūs dideliems dokumentams laikyti. Taigi aplankas leidžia klasifikuoti skirtingus dokumentus, susijusius su vienu dalyku (pavyzdžiui, visus dokumentus, susijusius su namo statyba).

• Žiediniai segtuvai

Jie yra praktiški norint lengvai peržiūrėti dokumentus, neatskiriant jų nuo saugyklos. Be to, popierius galima atskirti dalikliais, kad būtų lengviau juos rasti. Skirstytuvai taip pat gali rodyti nuorodas, kad palengvintų užduotį atliekant paieškas. Juos galima išdėstyti abėcėlės tvarka, pagal datą ir pan.

• Baldai su stalčiais

Jei saugotinų popierių yra daug, geriau rinktis dokumentų spintą. Pastarasis turi stalčius, kuriuose įvairūs dokumentai pakabinami ant strypų ir yra lengvai pasiekiami.

Sumaniai tvarkyti administracinius dokumentus

Žinoma, tinkamos saugyklos naudojimas palengvina bylų klasifikavimą, tačiau taip pat svarbu žinoti, kaip suskirstyti dokumentus pagal jų tipą. Čia yra klasifikavimo pavyzdys, siekiant palengvinti tyrimą:

• Šeimos byla: kurioje yra visi su šeima susiję dokumentai, tokie kaip santuokos liudijimas, asmens dokumentai, pasai, gimimo liudijimai...
• Išsilavinimo byla: mokyklos pažymėjimas, su lopšeliu susiję dokumentai ir kt.
• Mokesčių byla: pajamų deklaracijos, būsto mokesčiai ...
• Sveikatos byla: sveikatos įrašai, receptai, medicininiai tyrimai (radijo, skaitytuvo, ultragarso ir kt.)
• Sąskaitų byla: paslaugos (vanduo, dujos, elektra, telefonas, internetas ir kt.), sąskaitos už prekes ir darbus ir kt.
• Draudimo byla: automobilio ir būsto draudimo sutartys, gyvybės draudimas, pretenzijos, autentiškumo sertifikatai...
• Profesinė byla: darbo sutartis, darbo užmokesčio lapeliai, prašymo byla, CV, diplomai...
• Būsto byla: nuomos sutartis, nuomos kvitas, savininko / nuomininko laiškai ir kt.
• Banko byla: sąskaitos išrašai, sutartis, pavedimo pavedimas ir kt.

Administracinių dokumentų archyvavimas

Idealiu atveju tai turėtų būti padaryta tam tikrų dokumentų archyvavimas bent kartą per metus. Archyvuoti failai tvarkingai išdėstyti langeliuose pagal datą arba abėcėlės tvarka ir pagal temas. Vėlgi, vienai temai geriausia naudoti vieną spalvą. Štai išsamus saugojimo pavyzdys:

• Rožiniai marškiniai – sąskaitoms faktūroms, geltoni – finansams, mėlyni – draudimui…
• Rūšiavimas pagal eilę: abėcėlės tvarka nuo A iki Z arba pagal datą (pagal mėnesį, paskui pagal metus). Tai leidžia lengvai atskirti naujesnius ir senesnius dokumentus.

Svarbiausia yra sukurti tokią sklandų tvarką, kad būtų lengva rasti, pavyzdžiui, sąskaitą už vandenį už praėjusių metų sausį. Jei popierių vis dar sunku rasti, nepaisant to, kad jie tvarkingi, būtina peržiūrėti laikymo būdus.

Kiti patarimai, kaip susitvarkyti administracinius dokumentus

Lengviau laikyti, kai lieka mažiau popieriaus. Be pasenusių dokumentų rūšiavimo ir atsikratymo, taip pat galima naudoti internetinis sąskaitų faktūrų išrašymas gauti mažiau laiškų namuose. Tačiau tai būtina atlikti reguliariai atsargines kopijas ant kelių atramų, kad būtų išvengta nuostolių. Siekiant didesnio saugumo, svarbių dokumentų atsarginės kopijos turėtų būti sukurtos internetu.

Kai gaunamas paštas, svarbu jį iš anksto užregistruoti, kad jis kelis mėnesius nesikauptų biuro kampe. Skubus laiškus reikia perskaityti nedelsiant, o kitus galima rūšiuoti prioriteto tvarka. Patartina turėti biuro organizatorių, kuris saugotų svarbius popierius, kuriems reikia imtis veiksmų (sąskaitos faktūros apmokėjimas, šaukimas ir kt.) ir popieriams, kuriuos būtina pateikti (banko išrašai, automatinės debeto sąskaitos ir kt.). Ši gudrybė leidžia atsikratyti pasenusio popieriaus, kurį galima iš karto išmesti kaip skrajutes ir reklamas.